Datenschutzerklärung

Wer ist verantwortlich?

Purple Digital UG (haftungsbeschränkt) vertreten durch den Geschäftsführer Christoph Sterkel Eifflerstraße 43 22769 Hamburg E-Mail: datenschutz@halloamt.de

Wir haben keine Datenschutzbeauftragte bestellt.

Worum es hier geht

HalloAmt hilft beim Ausfüllen von Behördenformularen. Dafür verarbeiten wir Angaben, die sehr persönlich sind: Name und Anschrift, Einkommen, Familienverhältnisse, Staatsangehörigkeit, Aufenthaltsstatus und welche Sozialleistung Sie beziehen.

Uns ist bewusst, was das bedeutet. Diese Erklärung sagt Ihnen deshalb genau: welche Daten wir verarbeiten, wofür, wer sie außer uns noch sieht, wie lange wir sie behalten und welche Rechte Sie haben.

Welche Daten wir verarbeiten und warum

1. Ihr Konto — E-Mail-Adresse und Passwort; bei Anmeldung über Google die dortige Kennung und E-Mail-Adresse. Wozu: damit Sie sich anmelden und Ihre Anträge wiederfinden können. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wie lange: bis Sie Ihr Konto löschen. Ohne Registrierung angelegte Konten löschen wir automatisch nach 30 Tagen.

2. Ihre Angaben im Chat — alles, was Sie eingeben, damit ein Formular ausgefüllt werden kann: Name, Geburtsdatum und -ort, Anschrift, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Angaben zu Kindern und Ehepartner:in, Bankverbindung (IBAN), Steuer-Identifikationsnummer, Angaben zu Arbeit und Einkommen, Aufenthaltsstatus und Art der bezogenen Sozialleistung. Dazu der Gesprächsverlauf. Wozu: um das Formular korrekt auszufüllen und damit Sie beim nächsten Antrag nicht alles noch einmal eingeben müssen. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wie lange: bis Sie den Antrag oder Ihr Konto löschen.

3. Ihr fertiges Formular — das ausgefüllte PDF. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung. Wie lange: Kostenlose Vorschauen löschen wir nach 7 Tagen. Das fertige, bezahlte PDF gehört Ihnen und bleibt, bis Sie es, den zugehörigen Antrag oder Ihr Konto löschen. Wenn Sie einen Antrag löschen, bleibt bei uns ein Eintrag ohne Inhalt zurück: Datum, Status und die Bestätigung, dass Sie das Formular vor dem Herunterladen geprüft haben. Er enthält keine Ihrer Angaben, und wir brauchen ihn, um Ihr Abo-Kontingent richtig zu zählen und im Streitfall belegen zu können, dass Ihnen das Formular vor dem Absenden vorlag.

4. Ihre Zahlung — Zahlungsstatus, Abo-Daten, Kundennummer bei Stripe. Ihre Kartendaten sehen wir nie — die geben Sie direkt bei Stripe ein. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung; für Rechnungen zusätzlich gesetzliche Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Wie lange: Abo-Daten bis zur Kontolöschung; Buchungsbelege so lange, wie das Gesetz es verlangt.

5. Schutz vor Missbrauch — eine verschlüsselte Kennung Ihrer IP-Adresse (nicht die IP-Adresse selbst), Nutzungszähler und die Kosten je Anfrage. Wozu: damit niemand den Dienst automatisiert missbraucht und uns Kosten entstehen, die wir nicht tragen können. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wie lange: 90 Tage.

6. Ihre Rückmeldungen — was Sie uns über das Melde- oder Feedbackformular schreiben. Dazu gehören der Text, die Seite, auf der Sie waren, die Version der Oberfläche und eine grobe Geräteangabe wie „Chrome auf Android". Eine E-Mail-Adresse für die Rückfrage ist freiwillig. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); für die freiwillige E-Mail-Adresse Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit widerrufen können. Wie lange: bis zur Bearbeitung; bei Kontolöschung löschen wir Ihre Meldungen mit.

7. Wenn Sie ein Formular anfragen — Name des Formulars, Behörde, Ihr Ort, Ihre E-Mail-Adresse und, wenn Sie eines hochladen, die Datei. Wozu: damit wir das Formular aufnehmen und Ihnen antworten können. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung und berechtigtes Interesse. Wie lange: Hochgeladene Dateien löschen wir, sobald wir das Formular erkannt haben, spätestens nach 30 Tagen.

Wer Ihre Daten außer uns sieht

Wir arbeiten mit Dienstleistern. Dabei gibt es zwei Sorten, und der Unterschied ist für Sie wichtig:

• In unserem Auftrag heißt: Der Anbieter darf mit Ihren Daten nur das tun, was wir ihm sagen. Verantwortlich bleiben wir, und es gilt diese Erklärung hier.
• Eigenverantwortlich heißt: Der Anbieter entscheidet selbst, was er mit den Daten tut. Dafür gilt dessen eigene Datenschutzerklärung, nicht unsere.

In unserem Auftrag (Auftragsverarbeiter, weisungsgebunden)

Wer	Wofür	Wo
Supabase	Konto, Datenbank, Speicherung Ihrer Angaben und PDFs	Rechenzentrum Frankfurt am Main
Anthropic	die KI, die den Chat führt und das Formular ausfüllt	USA
Cloudflare	Auslieferung der Website	weltweit, EU-Standorte
Resend	Versand unserer E-Mails — Adresse, Betreff und Inhalt	USA
Stripe	Abwicklung Ihrer Bezahlung	EU-Gesellschaft, Konzern in den USA

Mit jedem dieser fünf Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Eigenverantwortliche Empfänger (entscheiden selbst)

Wer	Wofür	Wo
Google	nur wenn Sie „Mit Google anmelden" nutzen	USA
Stripe	Bezahlung	EU-Gesellschaft, Konzern in den USA
Resend	wer wann an welche Adresse geschrieben hat	USA
easybell	unser Telefonanschluss und die Ansage	Deutschland

Google arbeitet nicht in unserem Auftrag: Wenn Sie „Mit Google anmelden" nutzen, melden Sie sich bei Google an — Google ist dafür selbst verantwortlich, und es gilt Googles eigene Datenschutzerklärung. Nutzen Sie diesen Weg nicht, erfährt Google nichts von Ihnen.

Stripe hat beide Rollen, und das steht so in unserem Vertrag: Die Bezahlung wickelt Stripe in unserem Auftrag ab; für eigene Zwecke, vor allem die Erkennung von Betrug, entscheidet Stripe selbst. Deshalb steht Stripe in beiden Listen.

Resend hat ebenfalls beide Rollen, und auch das steht so in unserem Vertrag: Ihre E-Mail zu verschicken — Adresse, Betreff und Inhalt — übernimmt Resend in unserem Auftrag. Die Verkehrsdaten, also wer wann an welche Adresse geschrieben hat, verarbeitet Resend darüber hinaus für eigene Zwecke und entscheidet darüber selbst. Deshalb steht Resend in beiden Listen.

Wir messen nicht, ob Sie eine E-Mail öffnen oder anklicken. Resend könnte das anbieten; wir haben es nicht eingerichtet. Es gibt kein Zählpixel und keine umgeschriebenen Links.

Darüber hinaus geben wir nichts weiter — insbesondere nicht an Behörden, Arbeitgeber, Vermieter oder Auskunfteien. Ihre Anträge reichen Sie selbst ein.

Wenn Sie uns anrufen

Unter unserer Telefonnummer läuft eine Ansage. Ein Gespräch findet nicht statt — niemand nimmt ab, und Sie können auch keine Nachricht hinterlassen.

Unser Telefonanbieter easybell schickt uns nach einem Anruf eine E-Mail. Darin stehen Ihre Rufnummer und der Zeitpunkt des Anrufs — damit wir sehen, dass jemand angerufen hat. Aufgezeichnet wird nichts: easybell speichert solche Anrufe nicht, sondern stellt sie uns unmittelbar per E-Mail zu.

easybell ist für die Verbindungsdaten selbst verantwortlich — ein Telefonanbieter ist das nach der Rechtslage für die Umstände der Telekommunikation immer. Deshalb steht easybell in der Liste oben und nicht bei den Auftragsverarbeitern, und deshalb gibt es dafür auch keinen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Die Anrufmail landet in unserem Postfach und wird dort von Hand gelöscht, wenn sie erledigt ist. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse daran, erreichbar zu sein (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Übermittlung in die USA — was Sie wissen sollten

Damit die KI Ihren Antrag ausfüllen kann, werden Ihre Chat-Texte an Anthropic in die USA übertragen und dort verarbeitet. Das betrifft genau die Angaben, die oben unter Punkt 2 stehen.

Was dabei gilt:

• Ihre Angaben werden nicht zum Training der KI verwendet.
• Wir haben festgelegt, dass die Verarbeitung ausschließlich in den USA stattfindet und nicht in wechselnden Ländern.
• Gespeichert werden Ihre Daten in Frankfurt am Main, nicht in den USA.
• Nicht übertragen werden Ihr Konto, Ihre Zahlungsdaten und das fertige PDF — das entsteht auf unserem Server in Frankfurt, ohne die KI.

Die USA sind kein Land, dessen Datenschutzniveau die Europäische Kommission allgemein als gleichwertig anerkannt hat. Deshalb stützen wir jede Übermittlung auf eine der Garantien, die die DSGVO dafür vorsieht:

Empfänger	Worauf wir die Übermittlung stützen
Anthropic — Ihre Chat-Texte	Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914, Module 2 und 3). Sie sind Bestandteil unseres Auftragsverarbeitungsvertrags mit Anthropic.
Stripe — Bezahlung	Unser Vertragspartner ist Stripe Payments Europe, Ltd. in Irland. Für die Weitergabe innerhalb des Stripe-Konzerns gelten die Standardvertragsklauseln und die Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework.
Google — nur bei „Mit Google anmelden"	Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Für diese Übermittlung gilt damit der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission — sie braucht keine zusätzliche Garantie.
Cloudflare — Auslieferung der Website	Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914). Sie sind Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrags, den unsere Nutzungsvereinbarung mit Cloudflare einbezieht.
Supabase — Konto, Datenbank, Speicherung	Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914). Ihre Daten werden in Frankfurt am Main gespeichert; die Übermittlung betrifft den Zugriff durch die US-Muttergesellschaft.
Resend — Versand unserer E-Mails	Unser Vertragspartner ist Plus Five Five, Inc. in San Francisco. Die Übermittlung stützt sich auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914, Modul 2) und zusätzlich auf die Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework. Nach dem Vertrag findet die Verarbeitung überwiegend in den USA statt.

Sie können eine Kopie dieser Garantien bei uns anfordern. Schreiben Sie an datenschutz@halloamt.de, wir senden sie Ihnen zu.

Wie lange Anthropic Ihre Texte behält. Dauerhaft gespeichert sind Ihre Angaben nur bei uns in Frankfurt am Main (siehe oben). Bei Anthropic bleibt der übertragene Text darüber hinaus bis zu 30 Tage liegen; danach löscht Anthropic ihn. Innerhalb dieser Frist kann Anthropic ihn zu Sicherheits- und Missbrauchsschutzzwecken einsehen.

Meldet die automatische Missbrauchserkennung von Anthropic einen Vorgang, kann Anthropic Ein- und Ausgaben bis zu zwei Jahre aufbewahren. Das gilt unabhängig von allem anderen und liegt nicht in unserer Hand.

Wie wir Ihre Daten schützen

• Verschlüsselung bei der Übertragung und bei der Speicherung.
• Jede Person sieht ausschließlich ihre eigenen Daten; das ist in der Datenbank technisch erzwungen, nicht nur in der Oberfläche.
• Unser Verwaltungsbereich zeigt Sie nur unter einer Kennung, nicht mit Namen. Wer Klarnamen sehen will, braucht eine Zwei-Faktor-Anmeldung, und jeder solche Zugriff wird protokolliert. Dieses Protokoll bewahren wir 730 Tage auf.
• Ihre IP-Adresse speichern wir nur verschlüsselt.
• Ihre gezeichnete Unterschrift wird nach dem Einfügen ins PDF gelöscht und nicht aufbewahrt.

Ihre Rechte

Sie können jederzeit von uns verlangen:

• Auskunft, welche Daten wir über Sie haben (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung, wenn etwas falsch ist (Art. 16)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Herausgabe Ihrer Daten in einem übertragbaren Format (Art. 20)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf berechtigtem Interesse beruhen (Art. 21)

Schreiben Sie dafür an datenschutz@halloamt.de. Wir antworten innerhalb eines Monats.

Löschen können Sie selbst, und zwar zweistufig. Einen einzelnen Antrag löschen Sie unter „Meine Formulare" → „Antrag löschen": Damit verschwinden der Gesprächsverlauf, Ihre Zwischenstände und die PDFs zu diesem Antrag — Ihre gespeicherten Angaben bleiben und lassen sich unter „Meine Daten" einzeln ändern oder entfernen. Ihr Konto und alle Daten löschen Sie unter „Konto löschen"; das entfernt Ihre Angaben, Ihre Formulare und ein laufendes Abo.

Was die Kontolöschung nicht entfernt — und warum

Eine Sache bleibt, und wir sagen sie Ihnen deutlich, statt sie zu verstecken: Wenn Sie bei uns gekauft haben, behalten wir einen kleinen Nachweis über diesen Kauf — auch nach der Kontolöschung. Darin stehen Ihre E-Mail-Adresse im Klartext, das gekaufte Produkt, der Preis, das Datum und die Zeitpunkte Ihrer Zustimmungen, Ihrer Bestätigung vor dem Download und einer Kündigung oder eines Widerrufs.

Warum: Bei einem Streit über einen Kauf muss jede Seite belegen können, was wann vereinbart wurde. Ohne Ihre Adresse wäre der Nachweis für beide Seiten wertlos — er würde nur zeigen, dass irgendjemand zugestimmt hat. Deshalb steht die Adresse dort im Klartext und nicht als unlesbare Prüfsumme: Eine Prüfsumme beweist niemandem etwas, der sie nicht kennt.

Rechtsgrundlage: Art. 17 Abs. 3 lit. b und lit. e DSGVO — das Recht auf Löschung gilt nicht, soweit die Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Pflicht oder zur Geltendmachung und Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.

Wie lange: bis zu vier Jahre (drei Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist, §§ 195, 199 BGB). Für Angaben, die zugleich Rechnungsdaten sind, können längere steuerliche Fristen gelten. Danach wird der Nachweis gelöscht.

Wer ihn sehen kann: niemand über die Anwendung. Diese Daten sind technisch so abgelegt, dass sie weder im Nutzerbereich noch im Verwaltungsbereich abrufbar sind — sie werden nur herausgesucht, wenn es tatsächlich um einen solchen Nachweis geht.

Haben Sie nie etwas gekauft, entsteht dieser Nachweis gar nicht erst.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Zuständig ist für uns Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

Ludwig-Erhard-Str. 22, 20459 Hamburg
Tel. (040) 428 54 – 4040 · Fax (040) 428 54 – 4000
mailbox@datenschutz.hamburg.de · datenschutz.hamburg.de

Müssen Sie diese Daten angeben?

Nein. Sie entscheiden, was Sie eingeben. Ohne die Angaben, die im jeweiligen Formular verlangt werden, können wir das Formular allerdings nicht ausfüllen — das ist der Zweck des Dienstes.

Künstliche Intelligenz — was sie tut und was nicht

Sie sprechen mit einer KI, nicht mit einem Menschen. Den Chat führt ein KI-Sprachmodell (Claude von Anthropic). Es stellt die Fragen, versteht Ihre Antworten und trägt sie in die Felder des amtlichen Formulars ein. Wir weisen Sie darauf hin, weil die KI-Verordnung der EU (Verordnung (EU) 2024/1689, Art. 50) das verlangt — und weil Sie es wissen sollten, bevor Sie persönliche Angaben machen.

Die KI entscheidet nichts. Sie füllt aus. Über Ihren Antrag entscheidet allein die Behörde. Es findet keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt: keine Prüfung, ob Ihnen etwas zusteht, keine Bewertung Ihrer Person, keine Ablehnung und keine Bewilligung.

Bitte prüfen Sie das Ergebnis. Eine KI kann etwas falsch verstehen oder in das falsche Feld eintragen. Deshalb zeigen wir Ihnen vor dem Herunterladen immer eine Vorschau des ausgefüllten Formulars. Sie sind es, die den Antrag bei der Behörde einreicht — und Sie sollten vorher gelesen haben, was darin steht.

Was wir dafür nicht tun: Wir kennzeichnen die ausgefüllten Formulare nicht als „KI-erzeugt". Darin stehen Ihre eigenen Angaben, nur in die richtigen Felder übertragen — kein von einer KI erfundener Inhalt. Ein solcher Vermerk könnte bei der Behörde außerdem den falschen Eindruck erwecken, jemand anderes habe in Ihren Antrag eingegriffen.

Welche Daten dabei an Anthropic gehen und was dort damit geschieht, steht oben unter „Wer Ihre Daten außer uns sieht" und „Übermittlung in die USA".

Cookies und Reichweitenmessung

Wir setzen keine Cookies zu Werbe- oder Analysezwecken und messen Ihr Verhalten nicht. Gespeichert wird auf Ihrem Gerät nur, was für den Betrieb nötig ist: Ihre Anmeldung und der aktuelle Antrag. Dafür brauchen wir nach § 25 Abs. 2 TDDDG keine Einwilligung.

Wie wir unsere Reichweite zählen. Wir möchten wissen, wie viele Menschen unsere Seiten erreichen und welche gelesen werden. Dafür nutzen wir kein fremdes Analyse-Werkzeug — kein Google Analytics, kein Plausible, kein Zählpixel. Stattdessen zählt unser eigener Server mit, und zwar so sparsam wie möglich:

• Gespeichert werden nur Tageszähler: „diese Seite wurde heute so oft aufgerufen", „so viele Aufrufe kamen heute über eine Suchmaschine". Es gibt keinen Eintrag zu einem einzelnen Besuch.
• Von der Seite, über die Sie zu uns gekommen sind, speichern wir nur den Namen der Website (zum Beispiel google.com) — nie Ihre Suchanfrage und nie die genaue Adresse.
• Aus der Adresse der aufgerufenen Seite entfernen wir alles hinter dem Fragezeichen, und Kennnummern (etwa die eines Dokuments) fassen wir zusammen.
• Um Besucher eines Tages nicht doppelt zu zählen, bilden wir eine nicht zurückrechenbare Prüfsumme aus Ihrer IP-Adresse, Ihrem Browser-Kennzeichen, einem geheimen Zusatz und dem heutigen Datum. Weil das Datum darin steckt, ergibt sich morgen eine völlig andere Prüfsumme: Wir können Sie über mehrere Tage hinweg nicht wiedererkennen — auch nicht rückwirkend. Diese Prüfsummen löschen wir nach zwei Tagen, die Tageszähler nach 400 Tagen.
• Auf Ihrem Gerät wird für die Zählung nichts gespeichert und nichts ausgelesen — kein Cookie, keine Kennung. Deshalb brauchen wir dafür weder Ihre Einwilligung noch einen Cookie-Banner.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, die Reichweite des eigenen Angebots zu kennen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich der Dienst ändert. Es gilt die Fassung mit dem oben genannten Stand.